Ihr sucht nach einer Terminplan-Software für Eure Praxis? – Immer mehr Praxen entscheiden sich für (Online-)Software-Lösungen zur Terminplanung. Die Entlastung für die Mitarbeiter ist enorm und die Patienten sind auch glücklich mit der bequemen Möglichkeit der Terminbuchung.
Doctolib kristallisiert sich inzwischen als das beliebteste Tool heraus, um dieses Feature in der eigenen Praxis zu implementieren. Die Praxen folgen dabei den Patienten: In Deutschland nutzen mittlerweile über 19 Mio. Patienten Doctolib, um ihre Arzt- bzw. Behandlungstermine online zu buchen – Tendenz stark steigend. Hier kann kein anderes Tool mithalten.
Die Gefahr, dass man Patienten über kurz oder lang verlieren könnte, wenn die eigene Praxis nicht auf Doctolib zu finden ist, ist durchaus gegeben. Zudem lässt man sich zahlreiche Neupatienten durch die Lappen gehen, zumal man bei Doctolib lukrative Leistungen besonders sichtbar gestalten kann.
In Frankreich ist Doctolib bereits DIE App zur Terminvereinbarung bei Ärzten und Therapeuten – und es scheint so, dass Deutschland sich ebenfalls auf dem Weg dorthin befindet.
Wir zeigen Euch, wie das Terminmanagement bei Doctolib funktioniert und welche Vorteile Doctolib so wertvoll für Eure Praxis machen.
Was ist Doctolib? Unsere Empfehlung in der Kurz-Vorstellung
- Online-Terminplaner-Tool für Ärzte und Therapeuten
- Nutzer: über 19 Mio. Patienten in Deutschland sind bereits bei Doctolib
- Kosten: 139€ / Monat – aber aktuell hier 50% Rabatt für die ersten 3 Monate
- Erinnerungsfunktion für Termine: SMS/E-Mail/App
- PVS-Schnittstellen
- Zusatzfunktionen: Videosprechstunde (gegen Aufpreis), App für Patienten und Ärzte
Doctolib ist ein umfangreiches Tool für Ärzte und Patienten, um die Online Terminbuchung zu verwalten. Ärzte erstellen sich zunächst auf dem hauseigenen Portal ein Profil. Dieses bietet einen Überblick mit allen wichtigen Informationen zu Leistungen, Abrechnungsarten und Versicherungstypen sowie Hintergrundinfos zur Ausbildung. Neue Patienten können sich so schnell ein Bild vom jeweiligen Arzt/Therapeuten machen.
Die Terminbuchung selbst ist denkbar einfach: Nach einem Klick auf den Buchungs-Button bekommt der Patient zunächst einige Fragen gestellt, um den Termin genauer zu spezifizieren. Damit wird die Terminplanung für beide Seiten deutlich einfacher.
Welche Fragen genau gestellt werden, legt der jeweilige Arzt bzw. Therapeut selbst fest. Im Anschluss öffnet sich der Online Terminkalender, aus dem der Patient einen freien Slot auswählt und den gewünschten Termin bucht. Der gesamte Buchungsprozess läuft über die Web-Plattform von Doctolib ab, es gibt aber auch eine Mobile App mit den gleichen Funktionen.
Übrigens: Doctolib bietet auch für Ärzte (bzw. Therapeuten) eine eigene App an. Damit lässt sich die Terminverwaltung auch unterwegs mit dem Handy oder Tablet realisieren.
Vorteile von Doctolib
Dass Doctolib bei Patienten so beliebt ist, verwundert kaum. Denn die Software wartet mit zahlreichen Features und Vorzügen auf, die sowohl Patienten als auch Ärzten das Leben erleichtert.
Terminbuchung unabhängig von den Öffnungszeiten
Patienten können ihre Termine bei Doctolib 24/7 buchen. Die Zeiten, in denen die Terminvereinbarung per Telefon abläuft und Patienten dementsprechend an die Öffnungszeiten der Praxis gebunden sind, sind damit vorbei. Auch Ihr als Arztpraxis profitiert davon – denn Ihr macht damit Eure Praxis attraktiver und leichter zugänglich.
Nützliche Extra-Funktionen für eine moderne Praxis
Doctolib erleichtert Euch nicht nur das Online Terminmanagement. Denn die Plattform bietet eine Reihe weiterer Funktionen, mit denen Ihr als moderne Praxis überzeugen könnt. Dazu gehört auch eine Videosprechstunden-Funktion, mit der Ihr Eure Terminplanung stark vereinfacht.
Das ist vor allem bei Terminen sinnvoll, für die keine physische Präsenz erforderlich ist oder wenn der Patient selbst nur eingeschränkt mobil ist. Und – was am wichtigsten ist – die Patienten müssen sich nicht unnötig mit langen Wartezeiten herumschlagen.
Reichweite und Sichtbarkeit
Mit über 19 Mio. Nutzern ist Doctolib deutschlandweit das Top-Portal für die Online-Terminvergabe. Ärzte verschaffen sich so auf einen Schlag Zugang zu einem großen Patientenstamm. Im Alleingang kann es mehrere Jahre dauern, bis eine Praxis eine derart gute Online-Sichtbarkeit erreicht.
Wer auf Doctolib verzichtet, verpasst aber nicht nur die Chance, mehr Patienten zu erreichen. Ihr riskiert auch, dass Ihr bereits bestehende Patienten an die Konkurrenz verliert, die mit dieser Plattform arbeitet.
Denn: Mit über 229.000 Ärzten in Deutschland, die Doctolib nutzen, können Patienten mit Leichtigkeit zu einem Arzt wechseln, der den Service bereits anbietet. Ohne Doctolib werdet Ihr daher langfristig von der Konkurrenz abgehängt.
Personalentlastung dank weniger Telefonate
Wenn weniger Terminvereinbarungen telefonisch ablaufen, entlastet Ihr auch Euer Personal. Je nach Größe und Art der Praxis verbringt die Rezeption zwischen 1 und 4 Stunden pro Tag nur mit Telefonaten, die sich um die Terminvergabe drehen. Mit Doctolib lassen sich die Telefonzeiten deutlich reduzieren, indem Ihr diesen Aspekt einfach auf die externe Plattform auslagert.
Weniger No-Shows dank Terminerinnerung
Doctolib minimiert effektiv die Zahl der Terminausfälle. Denn eine Erinnerungsfunktion informiert den Patienten per SMS, E-Mail oder App, wenn der Termin kurz bevorsteht. Da der Großteil aller Terminausfälle dadurch zustande kommt, dass der Termin vom Patient schlicht und einfach vergessen werden, habt Ihr diesen Faktor mit einem Schlag eliminiert.
Sollte ein Patient den Termin nicht wahrnehmen können, kann er diesen mit wenigen Klicks verschieben oder absagen. Doctolib wiederum informiert die Patienten im Voraus über die voraussichtliche Wartezeit – das ist insbesondere dann nützlich, wenn der Terminkalender voll ausgelastet ist und einige Termine länger als erwartet dauern.
Der Patient kann dann einfach entsprechend später in die Praxis kommen – damit ist das Wartezimmer weniger überfüllt und die Wartezeiten wesentlich kürzer. Ihr spart mit diesen praktischen Funktionen also sowohl Euch als auch Euren Patienten Zeit und Nerven.
Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem
Ganz wichtig für jede Online Terminkalender Software ist, dass diese über eine PVS-Schnittstelle verfügt. Damit könnt Ihr Euren Terminkalender direkt mit Eurem eigenen System synchronisieren und vermeidet so Doppelbuchungen.
Doctolib ist in diesem Aspekt sehr gut aufgestellt. Denn das Konnektor-Modul der Plattform ist mit fast jeder gängigen Praxissoftware kompatibel – damit vereinfacht Ihr nicht nur die Terminbuchung. Mithilfe eines Widgets könnt Ihr beispielsweise auch direkt in Eurem PVS neue Patientenakten erstellen, die einen Termin über Doctolib gebucht haben.
Doctolib Nachteile
Trotz aller Vorzüge, die Doctolib für Ärzte und Patienten bietet, gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die Ihr Kauf nehmen müsst, wenn Ihr Euch für diese Lösung entscheidet. Dabei handelt es sich nicht wirklich um Ausschlusskriterien. Dennoch solltet Ihr Euch im Voraus mit den Schattenseiten der Plattform auseinandersetzen.
Nachteile für das eigene Marketing
Doctolib hat das gleiche Problem wie alle anderen Portale zur Online Terminbuchung für Ärzte: Die Patienten müssen die eigene Praxiswebsite zur Terminbuchung verlassen. Damit reduziert Ihr die Verweildauer auf Eurer Website (falls vorhanden).
Aber: Die Reichweite, die Doctolib bietet, ist so enorm, dass es mehrere Jahre in Anspruch nehmen würde, dies mit einer eigenen Website zu erreichen. Mit Doctolib spart Ihr Euch damit die Zeit und Ressourcen, die es brauchen würde, um eine vergleichbare Online-Präsenz aufzubauen. Und seien wir ganz ehrlich:
Zudem ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Doctolib ebenfalls bereits für viele Suchbegriffe gut positioniert ist, die für Eure Praxis relevant sind. Anstatt mit Doctolib auf Google zu konkurrieren, verwandelt Ihr dies in Euren Vorteil, wenn Ihr das Portal einfach selbst nutzt.
Keine Möglichkeit für Bewertungen
Im Gegensatz zu vielen anderen Portalen können Patienten bei Doctolib den Arzt nach einem Termin nicht bewerten. Tatsächlich bevorzugen es aber viele Ärzte, nicht im Internet bewertet zu werden. Doctolib hat sich daher bewusst gegen diese Option entschieden, um die Integrität des Arzt-Patienten-Verhältnisses zu wahren und die Möglichkeit manipulierter oder voreingenommener Bewertungen zu minimieren.
Datenschutz
Der häufigste Kritikpunkt an Doctolib ist die Verarbeitung von Patientendaten durch das Portal. Denn sämtliche relevanten Daten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert.
Aber: Als Auftragsbearbeiter ist es Portalen wie Doctolib erlaubt, Patientendaten zu verarbeiten, solange sie sich zur Verschwiegenheit verpflichten. Die Daten werden also zwar auf den Doctolib-Servern gespeichert, allerdings findet ein Datenaustausch nur zwischen Arzt und Patient statt.
Natürlich ist Doctolib damit vollständig DSGVO-konform und zudem als einer der wenigen Anbieter in der Branche zudem auch BSI C5 zertifiziert.
Doctolib Alternativen
Auch wenn Doctolib aktuell der Top-Anbieter für Online Termine bei Arztpraxen ist, gibt es auch andere Lösungen, die durchaus einen Blick wert sind. Die stärksten Alternativen für Doctolib haben wir nachfolgend für Euch zusammengefasst.
terminiko.de
terminiko besteht einerseits aus der praxisinternen Terminverwaltungssoftware „Terminplanung für Arztpraxen“, die in ca. 1000 deutschen Praxen aktiv genutzt wird. Sie dient als Ergänzung zum vorhandenen Praxisverwaltungssystem. An terminiko angebunden sind Online-Module, die dezentral auf der Praxis-eigenen Webseite eingebettet werden und die gewünschten Terminzeiten für die Patienten zur Buchung anbieten. Der Patient braucht kein eigenes „Kundenkonto“ anzulegen, es besteht keine Cloud-Massendatenhaltung, die Patientendaten werden nur von der Praxis verarbeitet.
Patienten erhalten nach erfolgreicher Buchung per Email ihre Termin-Bestätigung. Der Patient kann seinen Termin bei Bedarf per Mausklick wieder absagen. Die Praxis kann automatisiert Termin-Erinnerungen per Email oder SMS an ihre Patienten versenden.
Arzttermine.de
Im Gegensatz zu Doctolib könnt Ihr den Online Terminkalender von Arzttermine.de direkt auf Eurer Website integrieren. In der Basisversion ist der Service komplett kostenlos und bietet alle grundlegenden Funktionen, die für die Verwaltung von Terminen benötigt werden. Allerdings ist der Funktionsumfang im Vergleich recht dürftig – mehr kann man von einer kostenlosen Online Terminsoftware aber auch nicht erwarten.
jameda
Auch jameda stellt Ärzten ein eigenes Portal mit Online Kalender zur Verfügung, inklusive Bewertungsfunktion. Das Design bei jameda ist sehr attraktiv – mit hervorgehobenen Anzeigeplätzen für Wunschbehandlungen und Videos ist das Profil sehr gut individualisierbar.
Ansonsten ist der Funktionsumfang im Vergleich mit Doctolib recht ähnlich, jedoch müssen zusätzliche Extra-Features kostenpflichtig hinzugebucht werden – um alle Funktionen bei jameda freizuschalten, zahlt Ihr insgesamt 159 € pro Monat, also etwas mehr als bei Doctolib.
TerMed
Das Angebot von TERMED ist mit 54,90 € in der Grundversion deutlich günstiger als Doctolib und enthält alle grundlegenden Funktionen, die für einen Online Terminplaner benötigt werden. Einer der Nachteile von TERMED ist allerdings die beschränkte Kompatibilität zu PVS-Systemen – insgesamt gibt es derzeit (Stand März 2024) nur 5 Anbieter, die unterstützt werden. Zudem müssen die Schnittstellen als Zusatzfeature kostenpflichtig hinzugebucht werden. Doctolib hingegen bietet alles in einem Paket – inklusive Schnittstelle, die mit fast allen gängigen PVS-Anbietern kompatibel ist.
321 MED
321 MED setzt auf ein Terminbuchungssystem, das sich direkt auf der eigenen Website einbinden lässt. Der Anbieter unterscheidet sich auch in der Umsetzung von den meisten anderen Softwares – so buchen die Patienten hier nicht selbst ihre Termine, sondern geben zunächst einige Rahmenbedingungen (Besuchsgrund, Versicherung, etc.) an. Das Personal sucht im Anschluss einen passenden Terminslot aus und weist ihn entsprechend zu.
Damit hat die Praxis mehr Kontrolle über die eigene Terminplanung und kann Zeit und Ressourcen optimal abstimmen. Da die Software aber eben nur auf der eigenen Website eingebunden werden kann, eignet sich 321 MED eher für Ärzte oder Kliniken, die bereits über eine starke Online-Präsenz verfügen.
tomedo
tomedo ist nicht nur eine Terminbuchungssoftware, sondern bietet ein vollumfängliches Praxisverwaltungssystem, inklusive zahlreicher KI-gestützter Automatisierungsfunktionen.
Der klare Vorteil von tomedo liegt darin, dass Ihr hier wirklich alles in einer einzigen Software bekommt. Ihr müsst Euch also keine Gedanken mehr um die Kompatibilität zu PVS-Schnittstellen machen. Der Online Terminkalender selbst wird auf der eigenen Website implementiert. Auch Videosprechstunden werden unterstützt.
Wer bereits ein PVS hat und nur Online Terminmanagement braucht, würde aber nur einen Bruchteil der Software nutzen. Daher lohnt sich dieses Angebot vor allem für Ärzte , die nach einer Komplettlösung suchen, die weit über die Online Terminbuchung hinausgeht.
dubidoc
Für Arztpraxen mit einem hohen Digitalisierungsanspruch ist dubidoc einen Blick wert. Die Software bietet ein starkes Repertoire an KI-gestützten Features, darunter automatische Wartezeit-Prognosen, intelligente Terminvergabe und automatische E-Mails.
Den Online Kalender gibt es sowohl als Widget für die eigene Website als auch im externen Portal. Letzteres hat allerdings ein deutliches Manko, denn es gibt keine Suchfunktion – der Patient kann lediglich den Namen des gewünschten Arztes oder der Praxis eingeben, um dort einen Termin zu buchen. Den Vorteil einer hohen Reichweite wie bei Doctolib kann dubidoc also nicht bieten.
Mediform
Auch Mediform ist im digitalen Bereich sehr gut aufgestellt. Das Angebot verspricht, eine komplette digitale Rezeption in der Praxiswebsite einzurichten. Zu den Features gehören unter anderem Telefonroboter und KI-Chatbots, die die Routinekommunikation mit dem Patienten übernehmen.
Alles in allem fährt der Anbieter einen wirklich interessanten Ansatz, der sich aber nicht unbedingt für jede Praxisform eignet. Denn da es sich weniger um einen einfachen Online Kalender, sondern vielmehr um eine komplette Software-Suite handelt, wird das ganze ausschließlich auf der eigenen Website eingebunden. Mediform ist daher eher für hochdigitalisierte Praxen interessant, die bereits über eine eigene starke Online-Präsenz verfügen.
Doctena
Die Buchung ist bei Doctena entweder über das hauseigene Portal oder einen integrierbaren Terminkalender auf der eigenen Website möglich. Erinnerungsfunktion und Videosprechstunden sind ebenfalls enthalten. Auf dem externen Portal von Doctena können Patienten nach dem Termin zudem Bewertungen für den jeweiligen Arzt abgeben.
Alles in allem ist Doctena eine wirklich gute Lösung. Allerdings verzeichnet die Plattform im Durchschnitt knapp 200.000 Aufrufe pro Monat aus Deutschland – also nur einen Bruchteil von dem, was Doctolib bietet. Daher lohnt sich Doctena unserer Ansicht nach eher für eine größere Praxisform oder MVZ Klinik, bei der die Reichweite weniger Priorität hat.
samedi
Auch bei samedi haben Ärzte die Wahl zwischen einer Implementierung auf der eigenen Website oder der Terminbuchung über ein eigenes Portal. Dabei bietet die Plattform noch ein paar interessante Extra-Features.
Denn mittels App kann sich der Patient selbst einchecken, Formulare ausfüllen und wichtige Informationen für die Patientenakte abspeichern. Das macht es Ärzten leichter, bedeutet aber gleichzeitig auch mehr Aufwand für den Patienten.
Die Terminbuchung bei samedi ist nicht unbedingt nur mit einem eigenen Patientenkonto möglich. Hierbei kommt es ganz darauf an, ob der behandelnde Arzt bzw. die Praxis dies zur Voraussetzung machen möchten. Das erhöht die Hemmschwelle für Patienten, die Software überhaupt erst zu nutzen, bringt aber auch mehr Verbindlichkeit in die Terminvereinbarungen.
Dr. Flex
Unserer Meinung nach die beste Alternative zu Doctolib. Dr. Flex punktet sowohl beim Datenschutz als auch beim Komfort, denn für die Terminvergabe müssen Patienten nicht erst einen eigenen Account einrichten. Stattdessen läuft das ganze über ein SMS-TAN-Verfahren, mit denen der Patient in wenigen Sekunden seinen Termin bucht. Mit den Besucherzahlen von Doctolib kann allerdings auch Dr. Flex nicht mithalten: Laut Semrush verzeichnet das Portal etwa 300.000 Aufrufe pro Monat.
Fazit
Doctolib ist in puncto Reichweite die klare Nummer 1 und die Nachfrage spricht eine deutliche Sprache: Monatlich gewinnt der Anbieter tausende neuer Nutzer hinzu. Dementsprechend wächst auch die Anzahl der Ärzte auf der Plattform, die auf diesen Trend reagieren. Dieser Trend ist wohl nur noch schwer aufzuhalten.
Denn: Wer das Tool nicht nutzt, verliert bestehende Patienten, die auf Doctolib umsteigen und verschenkt gleichzeitig die Chance, sich Zugang zu einem deutlich größeren Patientenkreis zu verschaffen. Wenn Ihr also nicht hinter der Konkurrenz zurückfallen wollt, dann führt an Doctolib kein Weg vorbei.
Auch der Leistungsumfang des Angebots ist insgesamt sehr überzeugend. Insbesondere die Personalentlastung wird sich schnell im Praxisalltag bemerkbar machen.
Was Doctolib nicht bietet, ist ein integrierter Online Kalender auf der eigenen Website. Deswegen empfiehlt sich eine zweigleisige Strategie: Für die Online Terminbuchung auf der eigenen Website könnt Ihr beispielsweise einen kostenlosen Service wie Arzttermine.de verwenden, während Ihr mit Doctolib auch außerhalb Eurer Website eine maximale Präsenz erreicht.
So baut Ihr langfristig das eigene Marketing Eurer Praxis auf, sichert Euch aber gleichzeitig die Reichweite von Europas meistgenutzten Buchungsportal für Arzttermine.